Avustussääntö

Huolto-Apu Säätiö sr avustussääntö

1. Käyttötarkoitus

Huolto-Apu Säätiö sr myöntää apurahoja, avustuksia ja stipendejä sääntöjensä 2a § ja 2b § mukaisesti. Jäljempänä kaikkia säätiön tukimuotoja kutsutaan ”avustuksiksi”.

Avustuksen saaja voi olla yksittäinen reservinupseeri, ‐ryhmä tai ‐yhdistys. Avustuksia voidaan myöntää vapaaehtoista maanpuolustustyötä tukevaan;

  • toimintaan, kehittämishankkeisiin, tutkimukseen
  • kaluston hankintaan
  • kurssi‐ ja osallistumismaksuihin sekä muihin koulutuskustannuksiin
  • matkakustannuksiin, esimerkiksi kilpailumatkalle
  • muuhun tarkoitukseen.

Säätiön hallitus määrittelee vuosittain avustusten haun painoalueet.

Avustusta ei myönnetä;

  • tarkoituksiin, joihin Suomen Reserviupseeriliitto ry tai Suomen Reserviupseerien Tukisäätiö sr myöntää projektitukea tai avustuksia.
  • takautuvasti, jo ennen hakemusta toteutuneisiin hankkeisiin.

Koulutusavustusta koskeva anomus saatetaan hyväksyä ehdollisena, jos hakemisajankohtaan mennessä ei ole tullut kurssille hyväksymisilmoitusta.

Matka‐avustus maksetaan pääsääntöisesti matkan jälkeen, ja maksun edellytyksenä on matkaraportin toimittaminen säätiön asiamiehelle. Matkaraportti voidaan julkaista reserviläis‐ ja maanpuolustusjärjestöjen julkaisuissa.

2. Avustuksen myöntäminen

Avustuksen myöntää ja sen käyttöä valvoo säätiön hallitus.

Avustuksiin vuosittain käytettävä rahamäärän päättää säätiön hallitus talousarvion yhteydessä.

Säätiön asiamies voi erityistapauksissa esittää hallitukselle avustusta myönnettäväksi sääntöjen mukaisiin tarkoituksiin myös talousarviosta poikkeavasti.

Avustus myönnetään vain kirjallisen hakemuksen perusteella.

Avustuksia jaettaessa pyritään edellä sanotun lisäksi mahdollisuuksien mukaan noudattamaan seuraavia periaatteita1:

  • avustuksia myönnettäessä etusijalla ovat aktiivisesti reserviupseeriyhdistyksessä toimivat ja apurahaa ensi kertaa hakevat,
  • saman hakijan tai hankkeen aikaisemman avustuksen myöntämisestä on kulunut yli kaksi vuotta,
  • yksittäiselle avustuskohteelle myönnetään enintään puolet kyseisenä vuonna jaettavasta avustussummasta,
  • avustusta ei myönnetä takautuvasti, eikä myönnetyn avustuksen käyttötarkoitusta/‐kohdetta voi vaihtaa.

3. Esteellisyys

Säätiön hallituksen jäsen ja asiamies ovat esteellisiä osallistumaan avustusta koskevaan päätöksentekoon silloin, kun edun saajana on hänen perheenjäsenensä, lähisukulaisensa tai yhteisö, jonka hallintoelimiin säätiön hallituksen jäsen tai asiamies kuuluu.

4. Avustuksen hakeminen

Avustusten hakemisesta tiedotetaan RUL:n keskeisissä tiedotuskanavissa, kuten Reserviläinen ‐lehdessä sekä liiton Internet ‐sivuilla. Näillä sivuilla sijaitsevat myös säätiön kotisivut.

Avustusta haetaan Huolto-Apu Säätiö sr:n kotisivun alasivulla olevalla sähköisellä lomakkeella.

Hakemuksessa on ilmoitettava samaan tarkoitukseen haetut sekä aikaisemmin saadut avustukset.

Avustushakemus on toimitettava säätiölle hakuilmoituksessa sanotussa määräajassa².

Hakijan tulee liittää hakemukseensa riittävä selvitys avustuskohteen kulurakenteesta.
Selvityksessä hakijan tulee eritellä kustannukset opintomateriaalista, matkaliput,
majoituskulut ja kaikki muut kustannukset, joihin avustusta haetaan sekä liittää selvitykseen tilaisuuden ohjelma, sitova ilmoittautuminen ja/tai hyväksyminen kurssille yms. selvitys.

Avustuksen hakijan tulee antaa sitoumus maksaa avustus takaisin, jos ei voi käyttää sitä hakemuksessa tai avustuspäätöksessä määriteltyyn tarkoitukseen.

5.Hakemusten käsittely

Avustuspäätösten aikataulu ilmoitetaan samalla, kun avustukset julistetaan haettavaksi.

Säätiön hallituksen avustushakemuksen johdosta tekemästä päätöksestä ilmoitetaan hakijoille kirjallisesti ilman aiheetonta viivytystä.

6. Avustusten maksaminen

Avustus maksetaan sen jälkeen, kun avustuksen saaja on esittänyt alkuperäiset kulutositteet ja selvityksen apurahan käytöstä.

Avustuksen saajalle voidaan ilmoittaa, että avustuksen käytöstä ei ole tarpeen esittää kuitteja, jos jo hakemuksessa on saatu riittävä selvitys.

Avustuksen maksatusta varten tarvittavat selvitykset toimitetaan säätiön asiamiehelle yhdessä pankkiyhteystietojen kanssa.

Jos avustuksen saaja on yhteisö, niin po. selvityksistä ja raportoinnista vastaa hakemuksessa nimetty vastuuhenkilö.

Avustus on nostettavissa myöntämistä seuraavan kalenterivuoden aikana, minkä jälkeen oikeus apurahaan raukeaa, ellei säätiön hallitus toisin päätä.

7. Henkilötietojen käsittely Huolto-Apu Säätiö sr:n avustustoiminnassa

Säätiö noudattaa avustusten hakemisessa ja jakoon liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä seuraavia periaatteita:

  • Suostumus henkilötietojen käsittelyyn pyydetään hakemusten yhteydessä, koskien niitä tietoja hakijasta, joita se tarvitsee apurahahakemusten asianmukaista arviointia varten.
  • Avustuksen saajan tulee antaa lisäksi suostumus tili‐ ja muiden maksatus‐ tietojensa käsittelyyn huomioon ottaen se, että säätiöllä voi olla ilmoitus‐ velvollisuus avustustoiminnasta esim. Verohallinnolle.
  • Säätiö pyytää suostumuksen julkistaa apurahansaajiensa nimet.
  • Hyvällä asiakirjahallinnolla säätiö varmistaa myös sen, että apurahahakijan (rekisteröidyn) oikeudet toteutuvat; tietopyyntöihin vastataan asianmukaisesti, virheelliset tiedot oikaistaan ja pyydettäessä tiedot poistetaan.
  • Säätiö huolehtii siitä, että vain oikeutetut henkilöt pääsevät tietoja käsittelemään ja että tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin hakemuksen käsittelemiseksi on tarpeen.
  • Säätiö ylläpitää rekisteriselostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista.
  • Apurahojen jaon jälkeen säätiö säilyttää kerätyt tiedot asianmukaisesti ja määrittelee tiedoille säilytysajan.
  • Säätiö vastaa rekisteröityjen tai tietosuojavaltuutetun pyyntöihin ja vaatimuksiin rekisteriensä sisältöä koskien.
  • Apurahapäätösten tekemisen jälkeen hakemukset hävitetään jäljempänä määritellyssä ajassa.
  • Rahoitusta saaneille hakemuksille samoin on määritelty säilytysaika, jonka jälkeen ne hävitetään.

8. Hakemusten säilytys

Avustushakemukset säilytetään säätiön arkistossa kaksi vuotta ja rahoitusta saaneet hakemukset kuusi vuotta, päätöstä tai avustuksen maksamisesta seuraavan vuoden alusta lukien.

9. Avustussäännön voimaanastuminen

Tämä sääntö on voimassa 26.6.2018 alkaen toistaiseksi.

Hakijan tulee liittää hakemukseensa riittävä selvitys avustuskohteen kulurakenteesta. Selvityksessä hakijan tulee eritellä kustannukset opintomateriaalista, matkaliput, majoituskulut ja kaikki muut kustannukset, joihin avustusta haetaan sekä liittää

¹Lähtökohta on se, että avustukset suunnataan RUL:n jäsenjärjestöihin kuuluville reservin upseereille, heidän omaisilleen, sekä reserviupseerijärjestöille. Kuitenkin esimerkiksi avustusta saavaan kilpailujoukkueeseen voi kuulua myös Reserviläisliiton tai muun maanpuolustustyötä sääntöjensä mukaan harjoittavan yhteisön jäseniä.

²Säätiö pyrkii aikatauluttamaan avustustensa haun siten, että hakija voisi ottaa huomioon mahdollisesti sille myönnettävän avustuksen omassa talousarviossaan